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Office 365

Passo a passo: como inserir planilhas do Excel em um documento do Word

Integração entre os dois programas da Microsoft é mais fácil do que você imagina.

O editor de texto Word e o editor de planilhas e gráficos Excel são os dois programas mais usados do Pacote Office. Seja em escritórios e uso profissional ou na organização do dia a dia e outras tarefas pessoais, os aplicativos da Microsoft são essenciais.

Inclusive, as ferramentas são oferecidas em diversas versões do Office 365, assinatura de serviços da Microsoft. É possível encontrar versões de planos residenciais ou empresariais que se encaixam em diferentes perfis. Os programas entre elas variam, mas o Word e o Excel estão presente na maioria das assinaturas. Entre as vantagens do Office 365, está a atualização constante dos aplicativos, além do uso em diferentes dispositivos, como notebooks e smartphones.

Na teoria, as funções do Word e do Excel são distintas. O primeiro é usado para redigir textos e relatórios. Já o segundo fica encarregado da criação, alimentação e definição de planilhas, com fórmulas especiais para cálculos e outras ações.

Contudo, em alguns momentos pode ser necessário unir essas duas coisas. Por exemplo, você pode querer inserir a imagem de uma planilha ou gráfico do Excel em um relatório produzido no Word.

A boa notícias é a Microsoft já pensou nisso, e os programas já vêm preparados para esse tipo de integração. Veja um passo a passo simples para inserir planilhas do Excel em um documento do Word:

 

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Como “copiar e colar” um gráfico do Excel no Word

 

Sim, o bom e conhecido “copiar e colar” é a forma mais simples de incluir um gráfico produzido em planilha do Excel em um documento do Word.

Primeiro, abra o documento do Excel e clique no gráfico para selecionar. No teclado, clique em “Ctrl + C” ou clique no botão Home e depois em Copiar. Em seguida, vá ao documento do Word e coloque o cursor no ponto do documento em que você quer inserir o gráfico. Aperte “Ctrl + V” no teclado ou clique novamente no botão Home e, em seguida, Colar.

Por definição, esse gráfico estará vinculado ao documento original no Excel. Ou seja, sempre que uma alteração for realizada na planilha, a imagem do Word vai acompanhar a mudança. Para isso, no documento do Word clique no gráfico. Vá até a guia Design de ferramentas de gráfico, no grupo Dados, e clique em Atualizar dados.

Você também pode iniciar a edição a partir do próprio documento do Word. Com o gráfico selecionado, vá na mesma guia Design de ferramentas de gráfico, no grupo Dados, e clique em Editar dados. O gráfico será aberto no Excel para que você realize a edição necessária.

 

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Mais ferramentas para incluir um gráfico do Excel em documento do Word

 

O Word oferece cinco opções de inserção de gráficos do Excel em seus documentos. Assim como foi dito anteriormente, o primeiro passo é abrir o documento no Excel e selecionar o gráfico que será inserido no Word. Clique em “Ctrl + C” ou em Home e, em seguida, Copiar.

No Word, coloque o cursor no local em que você quer inserir o gráfico. Em seguida, clique em Página Inicial e vá até Colar para escolher as Opções de Colagem.

Em Usar tema de destino e inserir pasta de trabalho, você vai incluir uma cópia da pasta de trabalho do Excel com o gráfico. Para atualizar o gráfico automaticamente, altere os dados da pasta de trabalho incorporada, ou seja, no próprio Word.

A segunda opção é Manter formatação original e inserir pasta de trabalho. Essa alternativa vai incorporar uma pasta do Excel com o gráfico no documento do Word. Também é necessário alterar os dados da pasta incorporada para atualizar o gráfico.

Contudo, nas duas alternativas anteriores, o gráfico não fica vinculado à pasta de trabalho original.

 

Como manter gráficos inseridos no documento do Word vinculados ao arquivo original do Excel

A colagem Usar tema de destino e vincular os dados é a utilizada ao usar o método “copiar e colar” que falamos antes. Então é só seguir aquelas mesmas informações.

Em seguida, você encontra Manter formatação original e vincular dados. Diferentes das duas primeiras alternativas, essa opção mantém o gráfico vinculado à pasta de trabalho original. Então, para alterar o gráfico, é preciso alterar o documento do Excel.

Colar como Imagem é a alternativa mais específica disponível. Aqui, o gráfico será transformado em uma imagem. Nesse caso não tem como atualizar ou modificar os dados. Contudo, você pode ajustar a aparência da imagem, como o tamanho ou outros detalhes.

 

Diferença em vincular ou não um gráfico

 

Ao manter o gráfico vinculado, suas informações são armazenadas no arquivo original do Excel. Por isso as alterações devem ser feitas no documento original.

Já os gráficos incorporados são independentes do arquivo do Excel. Logo, suas alterações devem ser editadas no próprio documento do Word.