Office 365

Como proteger arquivos no One Drive contra cópias e downloads

Descubra como aumentar a segurança dos seus arquivos salvos no OneDrive.

Fazer uso de um sistema de armazenamento em nuvem tem algumas vantagens. Para começar, você não ocupa espaço da memória interna do celular ou do computador ou notebook. Todos os arquivos salvos são armazenados em um provedor remoto da empresa que fornece o serviço. Além disso, tem a praticidade, já que você pode acessar os arquivos em qualquer dispositivo com internet.

Entretanto, o lado negativo a segurança. Afinal, teoricamente, qualquer um pode acessar esses arquivos. É por isso que muitos serviços de armazenamento em nuvem apostam alto em diferentes sistemas de segurança. Inclusive algumas etapas e cuidados que podem ser feitos pelos próprios donos das contas, em relação ao acesso e compartilhamento de arquivos.

É o caso do OneDrive, sistema de armazenamento em nuvem da Microsoft com contas gratuitas ou como parte da assinatura do Office 365. Veja como proteger seus arquivos no OneDrive em alguns passos simples:

 

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Cuidados com senha e acesso à conta do OneDrive

 

O primeiro passo para proteger seus arquivos salvos no OneDrive é aumentar os cuidados de acesso, como senha e outros passos de verificação.

Antes de tudo, certifique-se de escolher uma senha segura, ou, como chama a Microsoft, uma “senha de acesso forte”. Por exemplo, não é indicado usar números consecutivos (“0123456” ou 098765”), ou algum tipo de repetição do login. Caso fique na dúvida, o próprio site da Microsoft oferece ferramentas que testam a força de sua senha.

Para dificultar acessos não solicitados, você também pode adicionar informações de segurança na conta Microsoft. Com isso, essas confirmações podem ser solicitadas em caso de atividades suspeitas. É possível incluir informações como telefone, e-mail alternativo ou uma pergunta e resposta de segurança (como “Qual era o nome da sua primeira professora”).

Outra possibilidade é configurar a verificação em duas etapas, que vai pedir um código de segurança extra quando for realizado login de algum dispositivo suspeito.

Todos esses cuidados valem para as contas gratuitas ou pagas. Entretanto, os assinantes do Office 365 também contam com um sistema de proteção avançada da Microsoft contra vírus e outras ameaças, além de ferramentas de recuperação de arquivos.

 

Cuidados no compartilhamento de arquivos do OneDrive

 

Bem, as etapas anteriores são válidas para acessar os arquivos aos quais só o dono da conta tem acesso. Porém, uma das vantagens do OneDrive é a facilidade de compartilhamento e colaboração em documentos. Ou seja, é muito simples permitir o acesso de outros membros de uma mesma equipe aos arquivos, seja para visualização ou edição.

Por isso, também é importante que esse compartilhamento seja realizado de maneira segura. Mais uma vez, o próprio OneDrive oferece algumas opções de configuração que podem ajudar nesse sentido.

Vá ao Centro de Administração do OneDrive e selecione a opção “Compartilhamento”. Na área “Compartilhamento Externo” selecione as configurações mais seguras de acordo com as rotinas do fluxo de trabalho.

É possível selecionar quatro opções de compartilhamento. Em Qualquer pessoa, você permite o compartilhamento por meio de links sem nenhuma verificação. Com Usuários externos novos e existentes, é solicitado o login em uma conta do OneDrive para acesso ao link compartilhado. Em Usuários externos existentes, apenas pessoas que já fazem parte do diretório podem abrir aquele link. Finalmente, a opção Somente pessoas da sua organização não permite compartilhamento externo.

Em seguida, selecione as configurações avançadas de compartilhamento externo, clicando das opções que deseja ativar. A primeira opção é a possibilidade de permitir ou bloquear compartilhamentos com domínios específicos. O segundo tópico exige que usuários externos devem usar a conta para qual foi enviada o convite ao arquivo. E a terceira autoriza, ou não, o compartilhamento desses arquivos por usuários externos.

Outra configuração habilita o acompanhamento dos nomes das pessoas que abriram os arquivos, sendo que apenas do proprietário do arquivo pode ver essas informações.

 

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Configurações dos links compartilháveis

 

Cada link compartilhado no OneDrive, que corresponde a um arquivo, pode ter diferentes níveis de controle. Por exemplo, você pode enviar um link apenas para visualização ou para visualização e edição do documento. Você também pode enviar convites para edição dos arquivos aos usuários autorizados.

Nos pacotes do Office 365 para empresas, algumas outras configurações podem ser definidas pelo administrador da conta. Para isso, vá ao Centro de Administração do OneDrive e selecione Compartilhamento. Em seguida, faça as habilitações em Tipo de vínculo padrão.

Com Link Compartilhável, o documento pode ser acessado por qualquer pessoa tem aquele link. Em Links internos, os arquivos podem ser acessados e compartilhados apenas por pessoas da organização. Já Links direto permite o acesso apenas de pessoas definidas pelo responsável pelo arquivo.

É possível ainda, definir um tempo para expiração do link e selecionar o tipo de ação disponível: visualização, edição e download do arquivo. Dessa forma, você pode permitir que apenas aquelas pessoas com acesso ao link façam modificações ou baixem o arquivo.